電子帳簿保存法の改正で2022年1月1日から電子取引の資料は、電子データで保存する必要があります。
１．タイムスタンプを付して検索できる状態にして残す。
２．訂正や削除のできない（もしくは履歴が残る）システムで検索できるようにして残す。
３．事務処理規程を作成し、規程通りの運用をして、データで残す。
１や２の方法は、現時点では結構な費用がかかってしまうので、中小零細企業ではちょっときつい。
３の事務処理規程を作って運用するくらいしかないかなと思っています。
身近なところでは、アマゾンや楽天で購入したものの領収書などが電子取引の電子データになりますね。
Amazonや楽天の領収書は、２の社外システムで訂正削除できないものなので、要件を満たしそうです。
ただ、調査の際に古いものが見れないといけなので、いつまで過去のものを見られるのかどうかが問題になります。
今のところ、アマゾンも楽天も過去の履歴はすべてみられるようになっていて、消したくても消せないようです。
ということで、アマゾンや楽天のデータは電子保存が可能なので、特に何もする必要がなさそうですね。
後身近なところでは、クレジットカードのデータなどがありますが、こちらは1年分くらいしか遡れないところもあるので、ダウンロードして保存しておく必要がありそうです。
クラウド会計のシステムでは、電子データやスキャンデータを取り込んで記帳するとタイムスタンプが自動で付される仕組みも用意されているようなので、これを使うのもありですね。
やっぱり、３の事務処理規程に則った運用ってのは大変ですからねぇ。
